Construir un sistema eficaz de gestión diaria que mejore el desempeño

16 febrero 2021

Un sistema eficaz de gestión diaria (DMS) es fundamental para impulsar la mejora del desempeño diario en todos los niveles de una organización. Además, ofrece al equipo de liderazgo la oportunidad de establecer un punto de referencia diario de categoría mundial que marque la pauta para el resto de las actividades del día.

El 28 de enero de 2021, alrededor de 190 delegados de organizaciones globales líderes -incluyendo Bayer, Cargill, Allied Blenders and Distillers, Pearl Polymers Ltd., Intent Group y Sun Pharmaceutical Industries- asistieron a Building an effective Daily Management System, un webinar gratuito de la Comunidad TRACC presentado por Mary Williamson, VP de Operaciones de CCi Americas. Mary explicó los fundamentos de un sistema de gestión diaria y compartió consejos prácticos sobre la realización de reuniones de revisión del desempeño diario.

 

Los fundamentos de un sistema de gestión diaria

Mary inició el seminario web explicando qué es un sistema de gestión diaria: un conjunto de procedimientos estándar que proporcionan la estructura que los equipos necesitan para evaluar y mejorar continuamente su trabajo diario mediante una toma de decisiones eficaz. Sus objetivos son detectar, priorizar y corregir rápidamente los problemas y poner en marcha medidas para evitar que se repitan. El objetivo principal es reducir el tiempo del ciclo entre cada uno de estos pasos.

Mary explicó que, idealmente, los problemas deben ser detectados y corregidos en tiempo real por personas capacitadas que hagan el trabajo real. «Por ejemplo, si se produce un fallo en el proceso o en el equipo a las tres de la mañana, lo que se quiere es que las personas que dirigen el proceso o que operan el equipo no sólo sepan detectar el problema, sino que lo corrijan mediante una solución eficaz del mismo con rapidez». Conseguirlo requiere mucho apoyo inicial, entrenamiento y la aceptación y el compromiso del liderazgo, dijo Mary.

Los elementos clave de un sistema de gestión diaria son

Estos elementos conforman la estructura de las reuniones diarias de revisión del desempeño, que son parte integral del DMS. El primer elemento, el trabajo estándar del líder, se trató en detalle en el seminario web de CCi Trabajo Estándar del Líder: Construyendo una cultura que produce resultados.

 

El proceso de revisión del desempeño y las reuniones de nivel

El proceso de revisión del desempeño incluye una serie de reuniones, a menudo denominadas reuniones de nivel. «Estas reuniones se celebran semanal o mensualmente a nivel regional o global, diaria o semanalmente a nivel de centro, diariamente a nivel de línea, cada turno a nivel de turno y cada hora a nivel de equipo o proceso», señaló Mary.

Durante estas reuniones, el responsable de la misma revisa los KPI desplegados a ese nivel. Cuando no se cumplen los objetivos de desempeño, el equipo aplica la resolución de problemas lo antes posible.

El despliegue visual de los KPIs acordados debe permitir una fácil interpretación de lo que va bien y lo que no, y por lo tanto necesita el enfoque del equipo. Los problemas crónicos o los más complicados que se planteen durante esta revisión del desempeño deben elevarse al siguiente nivel para obtener ayuda.

Según Mary, la mayoría de los problemas suelen producirse a nivel sistémico o situacional. «Por tanto, es importante asegurarse de que los equipos de turno del segundo nivel sean eficaces a la hora de gestionar estos problemas sistémicos, así como de tratar los problemas situacionales».

 

Realización de la reunión de evaluación del desempeño

Dado que el nivel dos es el que tiene más problemas que tratar, Mary utilizó la reunión de revisión del desempeño de este nivel para explicar su estructura, aunque los demás niveles seguirán un enfoque similar.

«En primer lugar, es importante que la persona que tiene la responsabilidad general del desempeño de esa área dirija la reunión. Esto garantizará la autoridad para establecer la disciplina y responsabilizar a los miembros del equipo».

Entre los participantes del equipo suelen figurar los jefes de los equipos de producción y un equipo interfuncional compuesto por representantes de funciones como calidad, mantenimiento y planificación de la producción. En ocasiones, también pueden asistir personas de RH, Salud, Seguridad y Medio Ambiente, Capacitación y Finanzas, en función del KPI. La reunión debe celebrarse lo antes posible en la jornada de producción y después de la reunión de turno.

La duración de la reunión suele ser de 15 a 30 minutos, y los puntos del orden del día incluirían una revisión de los KPI de las 24 horas anteriores, la revisión y planificación de las siguientes 24 horas, el estado de la resolución de problemas y una revisión de la lista de acciones.

Mary recomienda que el tablero visual utilizado en la reunión, ya sea electrónico o físico, muestre de cinco a siete KPIs en cascada desde el nivel superior. «Es esencial que estos KPIs estén bajo el control del equipo y que muestren el desempeño real frente a un objetivo o meta mostrada. La definición, la fórmula y la fuente de datos también deben estar claramente definidas y documentadas.

«Es importante recordar que los tableros visuales sólo serán eficaces si el equipo demuestra que se apropia del tablero y lo utiliza activamente para dirigir la reunión. Los controles visuales para impulsar la disciplina y la responsabilidad también deben incluir la resolución diaria de problemas y elementos de acción para facilitar las mejoras.»

Otras recomendaciones para impulsar los elementos de responsabilidad y disciplina del sistema de gestión diaria son

  • Un orden del día publicado con controles visuales
  • Un código de conducta desarrollado por el equipo y responsabilizado por el líder
  • Una evaluación de la eficacia de las reuniones que incluya una breve encuesta al final de cada una de ellas (incluya elementos de activación para tomar medidas si la reunión no ha sido eficaz)
  • El LSW, en el que los líderes de uno o dos niveles superiores observan o preparan de forma rutinaria las reuniones de uno o dos niveles inferiores.
  • Medición de la eficacia de la resolución de problemas como parte del LSW

 

Comportamientos en las reuniones de desempeño

Mary concluyó advirtiendo que los controles visuales perfectos no garantizarán la eficacia si faltan los comportamientos adecuados. «Lo que impulsa la eficacia de la reunión es el comportamiento de los líderes y de los participantes. Los líderes deben tener un estilo participativo y, al mismo tiempo, modelar los comportamientos esperados, como la puntualidad, la urgencia y el trabajo en equipo».

«Del mismo modo, los miembros del equipo deben mostrar puntualidad completando las acciones a tiempo. También deben llegar preparados con todos los datos relevantes introducidos, los asuntos a escalar y la urgencia de tomar medidas».

 

Para conocer más sobre las estrategias para crear un sistema de gestión diaria eficaz, vea el seminario web bajo demanda.