El proceso de resolución de problemas: Un enfoque moderno y basado en datos para los directores de operaciones

La competencia mundial exige que las organizaciones se replanteen y mejoren continuamente sus procesos, incluido el de resolución de problemas. En el entorno de las operaciones de manufactura, pueden surgir problemas como fallos en los equipos, defectos en los productos o pequeñas paradas, y los equipos necesitan tener los conocimientos, las habilidades y la confianza necesarios para abordar estos problemas con rapidez y eficacia para evitar que se repitan y minimizar las interrupciones.

Los datos son uno de los activos más importantes para las operaciones de manufactura en este momento, y la tecnología emergente, como las herramientas de software de alto desempeño, ayudan tanto a los empleados como a las máquinas a recoger y procesar los datos esenciales para la resolución eficaz de problemas. Este enfoque basado en los datos acelera el proceso de resolución de problemas y puede ayudar a implantar mejoras duraderas que contribuyan al resultado final.

Siga estos pasos para adoptar un enfoque más basado en los datos para la resolución de problemas.

 

Pasos clave en un proceso de resolución de problemas basado en datos

1. Reunir al equipo en torno a un cuadro de mando digital

Empleados como el operario de la máquina, el encargado de mantenimiento, el jefe de equipo y el técnico de calidad suelen formar el equipo de resolución de problemas. Deben reunirse preferentemente en la zona de producción donde se ha producido el problema, y reunirse en torno a una pizarra digital para consultar rápidamente los datos en tiempo real. La gestión visual es una parte fundamental de la resolución de problemas, así como el empoderamiento y la propiedad del equipo. Cuando se muestran en una pizarra digital, los datos pueden analizarse en tiempo real, lo que permite a los equipos tomar decisiones más informadas.

 

2. Definir el problema correcto

El equipo define el problema utilizando, por ejemplo, una técnica conocida como 5W1H (cinco preguntas «w» -qué, dónde, cuándo, quién, cuál- y una pregunta «cuán grande»). Asegúrate de que estás resolviendo el problema correcto. Toyota es justificadamente famosa por aplicar su capacidad de resolución de problemas al perfeccionamiento de sus métodos de producción. Según Toyota, la clave de su método es pasar más tiempo definiendo el problema y menos tiempo trabajando en la solución.

La definición del problema es la base de todo el trabajo posterior. Si no se define claramente el problema, se puede ir en la dirección equivocada y perder tiempo y recursos como resultado. Asegúrese de que el planteamiento del problema contiene una articulación clara de la brecha entre el estado actual y el objetivo final.

 

 

3. Extraer y analizar los datos

La capacidad de analizar grandes cantidades de datos estructurados y no estructurados para obtener información es la base de la mayoría de los esfuerzos de transformación digital.

Los responsables de la resolución de problemas necesitan tiempo, habilidades y formación -como razonamiento analítico, alfabetización de datos, ciencia de datos e ingeniería de datos-, ya que los conocimientos técnicos y metodológicos son esenciales para extraer y analizar los datos.

El reto, por tanto, es extraer los datos adecuados. La automatización, como los sistemas de tierra, puede ayudar a extraer datos de la máquina o de la línea de producción (datos de pérdidas, por ejemplo). Estos sistemas identifican cuestiones específicas y pruebas de un problema, así como los datos necesarios para un análisis eficaz de la causa raíz. Una vez resuelto, proporciona pruebas de la mejora e incluso podría llamar la atención sobre las oportunidades de seguir mejorando.

El sistema de tierra alimenta los datos en directo a través de la nube, lo que permite al equipo de resolución de problemas realizar un análisis en tiempo real mediante gráficos y tablas que se muestran en el tablero digital.

 

4. Encontrar las causas fundamentales

Las causas raíz pueden estar relacionadas con las personas, las máquinas, los métodos, los materiales o las mediciones, y el uso de un enfoque basado en los datos para el análisis de las causas raíz a menudo proporciona nuevos conocimientos, además de las ventajas ya comentadas. También permite un enfoque más holístico en el que los éxitos pueden aplicarse en toda la organización, en lugar de ofrecer soluciones aisladas.

Con los resultados del análisis de datos, el equipo empieza a hacer una lluvia de ideas sobre las causas fundamentales. Existen numerosos métodos para determinar las causas fundamentales, como el análisis de causa y efecto, también conocido como diagrama de espina de pescado. Sin embargo, la técnica de los 5 porqués se utiliza con frecuencia porque es lo suficientemente sencilla y sólida como para que la utilicen todos los niveles de la organización. Identificando el problema y preguntando cinco veces el «por qué» (a veces más y otras menos), profundizando progresivamente en el problema, se puede identificar y abordar estratégicamente la causa raíz.

Estas técnicas Lean siguen siendo pertinentes, pero ahora están respaldadas y su tiempo de aplicación se acelera gracias a un enfoque basado en datos.

DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) es una metodología de resolución de problemas basada en datos que se utiliza a menudo en la manufactura para reducir la variación del proceso y eliminar los defectos para lograr mejoras a largo plazo. La integración del análisis predictivo -atribuido en una encuesta como la tecnología con mayor impacto en la manufactura- en todo el proceso DMAIC proporciona una buena visión de cómo está funcionando cada fase de mejora.

 

 

5. Documentar, decidir y aplicar la solución

El equipo documenta las causas fundamentales y las posibles soluciones. Pueden llevar estas soluciones a la siguiente reunión de  revisión de las operaciones diarias (DOR) para debatirlas, y allí se decide si se aplica o no la solución. 

Una vez decidida la solución, su equipo debe aplicarla. Así que hazlo de forma sencilla. Debes ser capaz de explicar la solución con claridad en 30 segundos. Limite las acciones para resolver el problema a unas tres. Piense en el 80/100: apueste por la solución que resuelve el 80% del problema, pero que es 100% ejecutable por el equipo, en lugar de la solución del 100%, que es poco probable que se aplique correctamente.

 

6. Resolver primero los problemas menos complejos

En las situaciones en las que hay varios problemas que resolver (por ejemplo, durante una transformación de la cadena de valor que, idealmente, se apoya en un enfoque de mejora integrador), elija primero la fruta más fácil. Resuelva los problemas menos complejos. Este enfoque da impulso, muestra el progreso y da confianza a sus equipos.

 

7. Deje que su equipo resuelva sus propios problemas

Como director de operaciones, necesita una estrategia para abordar y gestionar un problema. Anticipe lo inesperado y utilice los puntos fuertes de su personal para garantizar que la estrategia conduzca a una solución sostenible.

En el diseño organizativo del futuro, la estructura jerárquica de toma de decisiones y resolución de problemas centralizada -en la que, por ejemplo, sólo los directivos, ingenieros y otros especialistas son los que resuelven los problemas- se sustituye por equipos de trabajo que aplican un enfoque mucho más colaborativo, dinámico y ágil a la resolución de problemas. Sin este nuevo enfoque, la resolución de problemas es más difícil porque se tratará de colaboradores individuales en lugar de jugadores de equipo nutridos en un entorno interfuncional. La resolución descentralizada de problemas libera parte de su tiempo para centrarse en otras actividades que llevarán a la organización al éxito.

Una cultura de resolución de problemas anima a los equipos de trabajo a ser proactivos en lugar de reactivos, y a resolver los problemas a medida que van surgiendo. Como director de operaciones, hazte continuamente preguntas como: «¿Cuál es el problema que estás tratando de resolver? ¿Qué está ocurriendo realmente? ¿Cómo lo sabes? ¿Por qué está ocurriendo?». El objetivo es encontrar soluciones y hacer que la empresa sea más fuerte.

Al principio, tendrá que hacer mucho coaching: crear un entorno seguro en el que cualquiera pueda sugerir una solución sin ser criticado; desarrollar la capacidad de resolución de problemas y de análisis dentro del equipo; fomentar las preguntas para encontrar las causas de fondo; fomentar la autoestima y el espíritu de equipo; y pedir a los individuos que evalúen su nivel de participación en la resolución de problemas, lo que les motivará a aumentar su contribución.

La transparencia y la accesibilidad de los datos ayudarán a crear confianza, ya que las contribuciones individuales están respaldadas por los datos que se muestran en el tablero digital.

La resolución de problemas es un gran catalizador de crecimiento y oportunidades dentro de la organización. Aunque los enfoques existentes ayudan a resolver los problemas hasta cierto punto, un enfoque avanzado y basado en datos ayuda a identificar las causas de fondo con mayor rapidez y aumenta la certidumbre, al tiempo que ofrece potencialmente un impacto significativo en el desempeño general de la empresa.