8 maneras seguras de crear una cultura de mejora continua y hacer que se mantenga

La mejora continua es el esfuerzo incremental y continuo de una organización para mejorar los procesos y reducir los desperdicios. Sin embargo, sólo puede tener éxito si se integra en la cultura de la organización, donde se convierte en «la forma de hacer las cosas aquí». Así pues, la creación de una cultura eficaz de mejora continua es mucho más que la ejecución de un conjunto de proyectos de mejora. Si bien es un buen punto de partida para obtener algunas recompensas tangibles, se necesita algo más para garantizar una solución sostenible que incorpore la mejora continua en el ADN de su organización.

 

Un enfoque estructurado e integrado para crear una cultura de mejora continua

La mayoría de las organizaciones conocen las distintas herramientas y principios de la mejora continua, pero no han invertido en el compromiso de liderazgo y el marco necesario para establecer un proceso de gestión de la mejora formal, sistémico y sostenible. Este ADN organizativo que falta es el pegamento que mantiene esta gran base de conocimientos y permite mejorar continuamente la forma de mejorar mediante un enfoque estructurado e integrado. La mejora integral implementa las mejoras de forma holística, garantizando una transformación sostenible de la cultura de la mejora continua en toda la empresa.

 

 

El ejemplo del Sistema de Producción Toyota

El ADN y la cultura organizativa de Toyota fueron creados por el ingenio japonés a lo largo de 70 años, y siguen vigentes. El emblemático fabricante de automóviles sigue un enfoque sistémico para garantizar que su filosofía de mejora se inculque en todos los miembros de la organización. Por eso el Sistema de Producción Toyota (TPS) se ha convertido en el santo grial de la mejora continua.

Los TPS evolucionaron hasta convertirse en sistemas de producción corporativos y, más recientemente, en sistemas operativos digitales (DOS), lo que supuso una mayor atención a la visibilidad de extremo a extremo y al uso de tecnologías avanzadas. Sin embargo, todavía hay mucho que aprender del éxito de Toyota. Las organizaciones que pasan a DOS deben aplicar las prácticas y principios de mejora continua pertinentes como base de su transición digital para garantizar el máximo éxito.

En lugar de copiar y pegar la cultura, hay que alimentar y desarrollar las pautas de comportamiento adecuadas y los atributos culturales de excelencia. Es aún más importante determinar cómo se medirán los comportamientos, por lo que hay que definir un conjunto significativo de indicadores e incorporarlos a su sistema de gestión del rendimiento.

 

Lo que deben hacer los líderes

El liderazgo comprometido es, sin duda, el determinante más importante del éxito cuando se trata de crear una cultura de mejora continua. Las organizaciones con líderes que invierten en el compromiso de los empleados y en la tecnología de apoyo, y que aplican sistemáticamente una metodología de mejora regimentada, tienen éxito en la mejora continua.

 

 

Para empezar, he aquí ocho cosas que usted, como líder, puede hacer para crear una cultura de mejora continua en su organización:

 

1. Predicar con el ejemplo

Muestre su apoyo a una cultura de mejora continua adoptando activamente los principios de Lean y de las mejores prácticas. Participe en las iniciativas de mejora continua abiertamente y con gusto. Ponga en práctica sus ideas y anime a los demás a hacer lo mismo. Haga un seguimiento de los avances, discuta los contratiempos y celebre los éxitos. Su personal necesita verle comprometido con la mejora continua antes de esperar que ellos mismos adopten esa cultura.

 

2. Comunicarse regularmente

Hable de los beneficios y la importancia de la mejora continua con todo el mundo y en cada oportunidad. Una comunicación regular y coherente sirve para fomentar la confianza y el entusiasmo por las iniciativas de mejora continua.

También es el momento de trabajar en el desarrollo de la mentalidad adecuada entre los empleados, uno de los mayores retos para construir una cultura de mejora continua. Una mentalidad de crecimiento en la que se fomente el aprendizaje continuo impulsará las mejoras a largo plazo. Considere la posibilidad de realizar sesiones de entrenamiento y formación en las que fomente nuevos comportamientos y desarrolle las habilidades necesarias, como la resolución eficaz de problemas.

 

3. Pedir ideas de mejora

Los empleados quieren sentirse valorados; quieren saber que sus opiniones importan. Suelen ser los más indicados para identificar los procesos o los problemas sistémicos, así que pídales ideas para mejorar y responda rápidamente a esas ideas. Pero no sólo pida ideas que afecten directamente a la cuenta de resultados o que cumplan un determinado umbral de rentabilidad. Si crea un entorno en el que todas las ideas de mejora son bienvenidas, estará fomentando también la innovación y la responsabilidad.

 

4. Capacitar a los empleados

Capacite a los empleados para que la mejora continua forme parte de su trabajo diario. Anímelos, proporcióneles las herramientas de mejora continua, la formación y el tiempo necesarios para que examinen sus procesos actuales, de modo que identifiquen continuamente oportunidades de mejora. Una vez que se haya implantado una mejora, pida a los empleados que la documenten, para que se convierta en la norma en adelante, hasta que se identifiquen nuevas oportunidades de mejora.

 

5. Destacar la importancia de las mejoras pequeñas e incrementales

No convierta cada mejora en un evento o un proyecto, ya que éste no es un enfoque sostenible para crear una cultura de mejora continua. En su lugar, fomente pequeñas mejoras incrementales en todas las funciones y en todos los niveles de la organización. Este tipo de mejoras, conocidas como Kaizen, son valiosas y constituyen la base de una cultura de mejora continua porque todos los empleados se comprometen activamente en el proceso de mejora.

 

6. Ayudar a compartir ideas y mejoras

Comparta las ideas y mejoras de la mejora continua a través de correos electrónicos, boletines, tablones de anuncios o cualquier otro canal disponible. El éxito de una cultura de mejora continua depende de su integración efectiva en toda la organización, donde todos participan y se responsabilizan de las mejoras. Las nuevas ideas, las mejoras en el rendimiento de la línea o del equipo y los ahorros en PIP compartidos y fácilmente accesibles a través de la gestión visual, por ejemplo, en los tableros digitales de los departamentos, reforzarán la participación, la motivación y la moral del equipo.

 

7. Celebrar los resultados obtenidos mediante la mejora continua

Celebre los éxitos reconociendo formalmente (e informalmente) a los equipos y personas implicadas en las mejoras. El reconocimiento continuo contribuye al compromiso de los empleados y motiva a otros equipos y miembros del equipo a mejorar también sus procesos. Incentive a su personal con un programa de recompensa y reconocimiento en el que se reconozcan todos los logros de la mejora continua.

 

8. Fomentar la participación manteniendo una metodología sencilla

Las organizaciones que consiguen difundir una cultura de mejora continua lo hacen porque su metodología es sencilla. Haga que su metodología de mejora sea lo suficientemente sencilla como para que todos puedan participar e identificar las oportunidades de mejora.

 

La mejora continua no juega un papel secundario en una organización que ha dominado la transformación cultural. ¿Por qué? Porque todos los empleados y líderes de esa organización saben que la mejora es un aspecto clave de su trabajo, y lo abordan con el mismo peso y disciplina que lo harían con cualquier otro indicador clave de rendimiento.