Abordando los desperdicios de manufactura más comunes mediante un proceso de despliegue rápido

Los fabricantes de hoy en día navegan por tiempos difíciles e inciertos. Nuestra economía global, digitalizada e interconectada, crea enormes oportunidades, anima a los competidores a desafiar, elimina a los actores más débiles y exige sostenibilidad en el futuro, todo lo cual se ha visto abrumadoramente exacerbado por la pandemia de COVID-19. Como pueden atestiguar muchos líderes del sector, el equilibrio entre la oferta y la demanda puede inclinarse en un abrir y cerrar de ojos. Por lo tanto, la presión está en mejorar la eficiencia de la producción, la capacidad de respuesta al cliente y la agilidad del mercado para mantener una ventaja competitiva. La oportunidad reside en desarrollar una estrategia de despliegue rápido que aborde una de las mayores vulnerabilidades de la mayoría de los fabricantes: los desperdicios.

 

Para una rápida visión general del proceso de despliegue rápido, consulte este vídeo de David Rogers, especialista en TRACC.

 

 

¿Qué es el despliegue rápido?

El proceso de despliegue rápido es una respuesta centrada y con un plazo determinado a las áreas clave de pérdidas y despilfarros de una empresa. Se hace hincapié en la rapidez, utilizando información actualizada y herramientas pertinentes para identificar y resolver los problemas de pérdidas y desperdicios excesivos. No hay dos empresas que experimenten exactamente los mismos problemas, por lo que el primer paso del proceso de implementación rápida es un análisis de «pérdidas y desperdicios».

En el vídeo anterior, David Rogers, especialista de TRACC, utiliza un ejemplo para describir el proceso de despliegue rápido y el análisis de pérdidas y desperdicios. He aquí un extracto de su entrevista:

«Utilicemos como ejemplo la eficacia global de equipamiento (OEE). Si situamos nuestro ejemplo en una línea de envasado, el análisis de pérdidas y desperdicios indicará las razones del bajo rendimiento con respecto al objetivo teórico fijado para esa línea. La organización en cuestión puede entonces fijar su punto de partida de OEE basándose en un análisis preciso. Para este ejemplo, fijemos ese punto de partida en el 45%. A continuación, los responsables de la empresa pueden centrarse en la integración de los principios Lean en sus operaciones para obtener mejoras continuas durante, por ejemplo, un periodo de tres meses. El objetivo del despliegue rápido no es sacar el látigo para alcanzar el 100% de OEE en el menor tiempo posible. Se trata más bien de decidir qué herramientas tendrán un impacto más rápido en la mejora del desempeño de la línea de envasado y de poner en marcha un proceso de gobernanza y una estructura que permita obtener esas ganancias lo antes posible».

 

Cómo enfocar un análisis de pérdidas y desperdicios para obtener los mejores resultados de implementación rápida 

El análisis de pérdidas y desperdicios es el primer paso crucial en el proceso de implementación rápida. ¿Por qué? Porque, dada la necesidad de rapidez en los tiempos turbulentos que corren, el análisis de pérdidas y desperdicios permite a los responsables de las empresas identificar y seleccionar algunos proyectos de rápida ganancia que mostrarán beneficios rápidos. Sin embargo, el análisis en sí mismo requiere un enfoque cuidadoso y metódico; de lo contrario, es fácil que se pasen por alto los principales puntos conflictivos de las operaciones y se pierdan valiosos conocimientos.

Los fabricantes que dirigen los procesos de implementación rápida de su organización deben prestar atención a los siguientes pasos para abordar con éxito todos los puntos conflictivos operativos:

1. Comprender los diferentes tipos de desperdicios.

2. Confirmar la estrategia de mejora de la organización y sus objetivos clave.

3. Considere las principales categorías de pérdidas de la organización.

4. Utilizar mecanismos eficaces para medir las pérdidas y, si es posible, cuantificarlas en términos financieros.

5. Analizar detalladamente las pérdidas y priorizar las principales áreas de pérdida.

6. Resumir los resultados en una plantilla normalizada.

7. Identifique las pérdidas que tienen el potencial de ser proyectos de mejora rápidos.

8. Hacer recomendaciones al equipo directivo.

9. Decidir y acordar un periodo de revisión.

10 Inicie el proceso de despliegue rápido.

 

Los siete desperdicios mortales

Hace cincuenta años, Taiichi Ohno, el ingeniero jefe de Toyota en aquella época, desarrolló el concepto de los siete desperdicios mortales. Hoy en día, los profesionales de la manufactura lean siguen refiriéndose a las siete áreas de desperdicio mortal: sobreproducción, movimiento, espera, inventario, corrección, procesamiento y transporte. Estos diversos componentes de la producción son los principales lugares de prácticas y procesos ineficaces que estancan el crecimiento de la empresa. Sin embargo, responden bien a los procesos de despliegue rápido y, cuando se ejecutan de acuerdo con los principios de la mejora continua, pueden cambiar rápidamente la suerte de una empresa.

El siguiente cuadro ofrece a los fabricantes un sencillo desglose de los siete desperdicios mortales, lo que implican y cómo detectarlos.

 

Los 7 desperdicios mortales	Descripción	En qué hay que fijarse
1. Sobreproducción	Producir más de lo que el cliente requiere.	Elevados niveles de trabajo en curso (WIP), planes de producción poco claros y escaso cumplimiento de los plazos.
2. Movimiento	Cualquier movimiento de equipos o de un empleado que no aporte valor añadido.	Movimiento excesivo de los operarios y el equipo, la ubicación del equipo y los materiales no es clara, los controles y las pantallas no son fácilmente accesibles, los operarios suelen estar en posiciones incómodas.
3. Espera	Cualquier empleado o equipo que esté disponible pero a la espera de algún tipo de aportación.	Operarios esperando en equipos inactivos, procedimientos operativos estándar mal definidos o inexistentes, operarios o empleados de mantenimiento que no trabajan o buscan elementos.
4. Inventario	Exceso de materia prima, WIP o productos terminados.	Los límites del nivel de inventario se superan o no se fijan, el material está en mal estado, existencia de inventario obsoleto.
5. Corrección	Producto defectuoso que requiere una reelaboración.	Presencia de grandes cubos de basura, grandes zonas de espera, zonas de repaso y exceso de inspección.
6. Procesamiento	Utilizar una capacidad o energía excesiva sin añadir valor.	Hornos o estufas que no funcionan, equipos que no funcionan a la velocidad óptima, equipos de gran capacidad que se utilizan para tareas pequeñas.
7. Transporte	Movimiento y manipulación innecesarios de material.	Largas distancias entre los puestos de trabajo de procesamiento, muchos transportadores o líneas de cruce de piezas, flujo deficiente y materiales manipulados varias veces.

 

Ventajas del proceso de despliegue rápido – y cómo garantizarlas

 

En resumen, un proceso de despliegue rápido pertinente, bien dirigido y bien orquestado puede convertir los centros de producción ineficientes en áreas operativas ágiles y bien engrasadas, rápidamente. Estas ganancias rápidas aportan beneficios económicos, mejoran el desempeño de los empleados, fomentan la colaboración entre funciones y generan recursos, confianza y entusiasmo para las mejoras continuas en toda la empresa.

Sin embargo, los fabricantes que se embarcan en un proceso de despliegue rápido deben tener en cuenta los siguientes seis puntos para asegurarse de que obtienen los beneficios en el plazo definido.

 

1. Determinar el alcance

Un elemento crucial para aplicar con éxito una estrategia de despliegue rápido es determinar su alcance antes de entrar en juego. Los responsables de la implementación deben aclarar lo siguiente en su diseño estratégico:

• ¿Cómo ejecutarán los equipos el despliegue rápido en las áreas de mejora rápida? ¿Empezarán con un único proyecto piloto en un área piloto? O bien, ¿ejecutarán procesos de despliegue rápido en todo un centro en múltiples áreas de pérdidas importantes guiados por el mismo enfoque de mejora?
• ¿En qué «puntos conflictivos» se centrará el proceso de implementación rápida? En última instancia, esto se reduce al análisis de pérdidas y desperdicios que confirma el principal objetivo de mejora del área de negocio. Por ejemplo, ¿desea el centro mejorar la eficiencia general de los equipos en una línea de envasado, reducir el tiempo de inactividad, mejorar la calidad de la producción o aumentar la producción y/o la velocidad?

 

2. Poner en marcha una estructura de gobierno

Para lograr los beneficios deseados por la organización y los objetivos claramente definidos, las áreas de mejora identificadas necesitan propietarios de proyectos que puedan gobernar el proceso de despliegue rápido, autoevaluarse y trabajar juntos en una estrategia de implementación acordada, también conocida como plan de vuelo.

 

3. Elegir las herramientas y metodologías
Los responsables del proyecto necesitarán herramientas y metodologías definidas para alcanzar los objetivos marcados en sus áreas de mejora. Una herramienta útil de gestión de proyectos es un informe A3 que les ayudará a acordar un plan de vuelo. Además de ser un informe de una página para la resolución de problemas que identifica la causa raíz de un problema y esboza los pasos para solucionarlo, un A3 también actúa como una herramienta de gestión de proyectos eficaz y transparente.

 

Los responsables del proyecto también tienen que elegir la metodología más adecuada para desarrollar sus planes de vuelo. La metodología que elijan puede ser DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), control de intervalos cortos o reducción del tiempo de preparación.

«Se puede utilizar cualquiera de estas metodologías», dice David, «ya que todas ellas contribuirán a desarrollar un plan de vuelo relevante y accionable que, si nos remitimos a nuestro ejemplo de OEE, mejorará el rendimiento en la línea de envasado del 45% al 70% en la semana 12.»

 

4. Seguimiento del proyecto de mejora

Una vez que la dirección ha asignado a los propietarios de los proyectos y ha acordado los planes de vuelo y las metodologías, David Rogers habla de la importancia de tener «un foro de gobernanza semanal muy estructurado para impulsar la responsabilidad positiva y proporcionar apoyo».

Una comunicación clara es vital a lo largo del proceso de despliegue rápido para mantener a todos los implicados en el camino. Un control semanal de una hora de duración ofrece a los responsables de los proyectos una plataforma para evaluar si van a alcanzar sus objetivos de A3, compartir soluciones, dar información actualizada sobre sus proyectos específicos y proporcionar acciones para que el equipo de liderazgo les ayude a alcanzar sus objetivos de mejora.

 

5. Comunicar a través de la gestión visual

El uso de la gestión visual para comunicar información sobre los proyectos de mejora que se están implantando rápidamente funciona increíblemente bien. No sólo mantiene a todo el mundo involucrado y al día de manera eficiente, sino que proporciona a los equipos información transparente para la acción inmediata. Estas actualizaciones visuales pueden seguir la línea de tiempo de un proyecto desde el principio hasta el final, y se comparten fácilmente en los sitios web de la empresa, así como en tablones de anuncios electrónicos o manuales colocados en lugares estratégicos del lugar de trabajo.

La gestión visual hace que la información sea accesible en formatos convincentes, concisos y compartibles, como:

• Gráficos, tablas, infografías que muestren, por ejemplo, los objetivos fijados frente a los logros reales
• Fotografías de las zonas del emplazamiento antes y después de las mejoras
• Información del equipo de trabajo
• Información sobre proyectos innovadores o de rápida ejecución
• Informes A3 completados

 

6. Desarrollar la capacidad de resolución de problemas y de coaching

Conseguir una mejora es esencialmente resolver un problema. Por lo tanto, los responsables de los proyectos deben tener conocimientos básicos de resolución de problemas, así como algunas capacidades analíticas y de facilitación para desempeñar sus funciones con éxito. La dirección debe revisar los conjuntos de habilidades existentes de los propietarios de los proyectos y proporcionar la formación y el perfeccionamiento necesarios para aumentar los niveles de competencia existentes.

Una vez que los responsables de los proyectos están en marcha con confianza, es necesario poner a disposición de los mandos intermedios, los jefes de equipo y, en última instancia, los propios miembros del equipo, una formación de coaching y facilitación. Esto tendrá un enorme impacto en la capacidad de la organización para lograr resultados rápidos. Al final del proceso de despliegue rápido, el coaching y la resolución de problemas deben estar integrados en el núcleo cultural de la organización.

 

El éxito del despliegue rápido depende del liderazgo 

El papel del liderazgo en todo el proceso de implementación rápida, desde el análisis de pérdidas y desperdicios hasta la consecución de los objetivos de mejora, es fundamental. El éxito de cualquier proyecto de mejora está directamente relacionado con el nivel de aceptación, apoyo y energía del liderazgo. Los líderes deben utilizar sus palabras y acciones para dar un ejemplo que fomente la responsabilidad y eleve la moral. No hay lugar para los líderes que se quedan atrás cuando se trata de mejorar las ineficiencias relacionadas con la producción. El despliegue rápido requiere líderes receptivos, decididos e implicados que no teman evaluar y, si es necesario, cambiar sus estilos de liderazgo y comportamientos para obtener resultados más positivos.

En el plano práctico, los responsables pueden ayudar a garantizar un proceso de despliegue rápido e inclusivo iniciando un sistema de gestión diaria (DMS) a nivel de las instalaciones para proporcionar a los propietarios del proyecto y a los equipos un conjunto estructurado de procedimientos estándar para autoevaluar y mejorar continuamente su rendimiento. Iniciar una reunión de revisión diaria de las operaciones también puede ayudar a los equipos a alcanzar sus objetivos gestionando la mejora y abordando cualquier problema a medida que se produzca.

A medida que más fabricantes se dan cuenta de la importancia de los procesos de implementación rápida para mejorar sus operaciones comerciales y su reputación en el mercado, sobre todo porque los clientes son cada vez más exigentes, los líderes de las empresas deben dar un paso adelante y liderar el cambio. De hecho, como dice Rogers «Otra forma de describir el despliegue rápido es simplemente: liderazgo competente, positivo y moral».

 

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