Capacitando equipos remotos para prosperar en el nuevo mundo laboral

Aunque el trabajo a distancia no es un concepto nuevo, la reciente pandemia de COVID-19 ha acelerado el trabajo en equipos virtuales. Durante los primeros meses de cuarentena, muchos equipos fueron repentinamente empujados al espacio de trabajo remoto y tuvieron que aprender rápidamente a hacer frente a la dinámica del trabajo en equipo virtual.

Los expertos predicen que incluso cuando la pandemia de COVID-19 termine, el trabajo a distancia seguirá existiendo hasta cierto punto. Muchas empresas se han dado cuenta de que el hecho de tener menos empleados en la oficina permite reducir los gastos de oficina y otros gastos generales relacionados. Para el individuo, significa menos desplazamientos y más tiempo para ser productivo.

Parece que la mayoría de los equipos trabajarán con una combinación de reuniones en la oficina o en el lugar de trabajo (cara a cara) y trabajo en equipo virtual.

Un nuevo enfoque en la formación de equipos virtuales

Para que los equipos sigan siendo productivos y eficaces, las nuevas habilidades de equipo son clave para hacer frente al trabajo en equipo virtual. Los directivos no deben suponer que los equipos que son eficaces cuando están juntos físicamente serán igual de eficaces cuando trabajan a distancia. Por esta razón, es crítico que las organizaciones equipen a sus empleados para operar dentro del espacio del equipo virtual. Los desafíos a los que se enfrentan los miembros de los equipos virtuales, especialmente cuando son nuevos en el trabajo a distancia, van desde los operacionales, hasta los culturales y tecnológicos.

Aunque la mayoría de los equipos han recibido algún tipo de formación para el trabajo en equipo en el pasado, debe haber un nuevo enfoque en la formación de equipos virtuales para hacer frente a los retos específicos asociados al trabajo a distancia. Si no se hace así, los equipos tendrán un rendimiento inferior cuando estén distanciados unos de otros.

También está el problema de que la mayoría de los equipos trabajan en ambos entornos. La adaptación de lo remoto a lo físico es normalmente más fácil que a la inversa. Los líderes de los equipos deben trabajar en formas de asegurar que en los momentos en que el equipo está interactuando cara a cara, sea aprovechado hasta el punto de que los «alimente» lo suficiente como para operar eficazmente durante los tiempos en que están trabajando a distancia.

Por lo tanto, ¿qué nivel de capacitación es necesario para asegurar que los equipos desarrollen una clara comprensión de los requisitos únicos para operar en un equipo virtual?

El líder del equipo debe entender cómo su estilo y enfoque de liderazgo debe ser diferente al dirigir un equipo virtual. Hay algunos desafíos fundamentales que los miembros del equipo deben entender para convertirse en miembros efectivos del equipo virtual. A los equipos virtuales se les debe dar las herramientas para que puedan superar estos retos de manera efectiva. Esto es clave para asegurar que el equipo sea efectivo y permanezca motivado aunque no estén físicamente juntos. El equipo debe desarrollar protocolos de equipo en torno a cómo interactúan virtualmente y desarrollar una clara comprensión de cómo el equipo logrará sus objetivos mientras trabaja a distancia.

Aprovechar la tecnología para una colaboración efectiva del equipo

La tecnología es el elemento clave en el espacio virtual. Las organizaciones deben proporcionar las mejores plataformas digitales y red a sus equipos para asegurar una colaboración digital efectiva. Los miembros de los equipos deben sentirse cómodos utilizando la tecnología de manera efectiva durante sus reuniones y para ejecutar trabajos a distancia. Existen programas de capacitación específicamente adaptados que se centran en los aspectos técnicos del trabajo en plataformas virtuales.

Construyendo una cultura de equipo virtual

Otro aspecto clave en la formación de equipos virtuales es la construcción de una cultura de equipo virtual. Deben entenderse cuestiones como la colaboración, vinculación y el rendimiento del equipo a través de un liderazgo virtual efectivo. La mejora continua debe seguir siendo el enfoque clave de cualquier equipo de trabajo. Por esta razón, la capacitación de equipos virtuales debe basarse en la construcción de su cultura en torno a la mejora continua, apoyada por un estilo de liderazgo participativo y colaborativo.

La cultura del equipo virtual debe girar en torno a algunos temas clave. Estos incluyen:

• respeto a la diversidad
• diferencias culturales (especialmente en los equipos globales)
• confianza a través del empoderamiento
• responsabilidad
• entender el temperamento de los miembros del equipo
• colaboración del equipo

Estas cuestiones culturales dependerán inicialmente en gran medida del líder del equipo y de su capacidad para dirigirlo en un entorno virtual.

Así que, por ejemplo, ¿cómo se construye la confianza cuando no se está físicamente juntos? Por lo general es a través de acciones de equipo y la potenciación, pero la cuestión importante aquí es que el liderazgo debe crear el ambiente para construir la confianza del equipo desde el principio. La confianza a través de la colaboración es clave en una situación remota. Los líderes y miembros de los equipos deben creer realmente en el valor de la colaboración. Todos los miembros del equipo deben alentar e impulsar activamente la colaboración en la forma en que trabajan todo el tiempo. Si esta cultura no es ya evidente en el equipo, entonces el líder debe impulsarla influyendo en elementos específicos de una cultura de colaboración mediante procesos directivos claros, estableciendo objetivos de equipo y recompensando al equipo por mostrar los comportamientos correctos.

La necesidad de contar con normas directivas claras y de autoevaluación periódica

Los equipos virtuales necesitan reglas directivas claras. El hecho de trabajar de manera remota significa que es aún más crítico. El equipo debe entender claramente su alcance, propósito, desafío empresarial y objetivos. La forma en que el equipo trabaja a distancia, la frecuencia de las reuniones, la comunicación, la forma en que captura el conocimiento y comparte la información son todos importantes. La gestión de las acciones diarias y la retroalimentación es clave para el logro exitoso de los objetivos del equipo.

Una vez que el equipo virtual ha sido funcional durante unos meses, es importante reflexionar sobre su rendimiento hasta la fecha. Esto es clave para mantener o mejorar la eficacia del equipo virtual. Se recomienda que los equipos realicen una autoevaluación para comprender cualquier problema y formular un plan de mejora.

La necesidad de la creación de equipos virtuales

Finalmente, los equipos virtuales necesitan eventos de formación de equipos tanto o más que los equipos físicos. Hay varios enfoques digitales altamente creativos para la creación de equipos virtuales. La belleza de la formación de equipos virtuales es que puede hacerse en un período más corto y con mayor regularidad que una vez al año, ya que la «lejanía» del equipo significa que las actividades de capacitación de equipos deben ser más regulares.

La creación o el mantenimiento de equipos virtuales eficaces en el nuevo mundo del trabajo es fundamental para la competitividad continua de la organización.

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