Logrando que la mejora de procesos forme parte del ADN digital de la fábrica

Los lugares de trabajo de hoy en día son redes complejas y globales de empresas transaccionales alimentadas por la disrupción digital. Ésta crea nuevos modelos de negocio, modifica los flujos de valor e incita al cambio más rápido que nunca. Cuando la pandemia mundial entró en escena en 2020, las cosas se volvieron aún más frenéticas. Todo esto exige un enfoque tecnológico para la mejora continua de los procesos.

 

La próxima generación de programas de mejora de procesos plantea el reto de diseñarlos y ponerlos en práctica de forma sostenible en la nueva economía con el enfoque, velocidad,  agilidad y la simplicidad adecuados. Esto debe ejecutarse eliminando o trabajando dentro de las limitaciones realistas de la organización y los modelos operativos dinámicos.

Significa seguir una estrategia combinada que comprenda el modelo PDCA de Deming, bien establecido, la innovación, la integración de la tecnología de apoyo y la mejora flexible en diversos entornos operativos. Aunque también es un sistema de mejora bien integrado, similar al Sistema de Producción Toyota (TPS), éste es un sistema más dinámico que aprovecha la tecnología y recoge las oportunidades de mejora a mayor escala.

A medida que los sistemas de producción de las empresas evolucionan hacia los «sistemas operativos digitales»  de próxima generación, las organizaciones tendrán que mantener una base de mejora continua para impulsar sus ambiciones de transformación digital. Los tres elementos clave de este nuevo marco son un enfoque más innovador e integral de mejora, un enfoque diferente a través de la fusión de la mejora y la tecnología facilitadora, y el desarrollo de una nueva competencia de la organización enfocada a «mejorar el viaje hacia la mejora.»

 

 

¿Por qué es necesario mejorar los procesos empresariales?

Las tecnologías transformadoras proliferaron en el lugar de trabajo incluso antes de la pandemia, permitiendo a las organizaciones innovar y prosperar en un mundo cada vez más digital. Pero entonces llegó el año 2020, y lo que se suponía que iba a llevar unos cuantos años más tuvo que ocurrir en cuestión de meses. Los datos muestran que en este periodo hemos dado un salto de cinco años en la adopción digital por parte de los consumidores y las empresas.

La mayoría de las empresas intensificaron sus esfuerzos de transformación digital para hacer frente a la repentina alteración de los ecosistemas laborales y empresariales. Según el Índice de Transformación Digital 2020 de Dell, que encuestó a más de 4,000 líderes empresariales mundiales, ocho de cada diez organizaciones aceleraron sus programas de transformación digital en 2020.

Ha quedado claro que la tecnología ya no es una opción en este nuevo mundo; es un requisito empresarial fundamental que debe integrarse en todas las partes de la organización. La transformación puede mejorar la colaboración dentro de las organizaciones y entre ellas, el compromiso de los clientes, promover una mayor innovación y productividad de los empleados y presentar datos más precisos. Todos estos factores ayudan a las empresas a crecer y las sitúan en primera línea en un mundo post-pandémico.

 

Cómo mejorar sus procesos

Veamos cómo poner en marcha sus esfuerzos de mejora de procesos:

• Empezar con una estrategia global

La transformación digital influye en el panorama de manufactura a una escala que no se había visto cuando Henry Ford introdujo el concepto de producción en masa. La diferencia es que las empresas manufactureras están utilizando la tecnología para pasar de la producción en masa a la producción personalizada, a un ritmo rápido.

Para avanzar hacia un futuro digital, las organizaciones deben tener una visión clara con una elaborada estrategia de transformación digital. Es un proceso complejo que requiere una inversión importante que conlleva riesgos.

Los siguientes cinco pasos le servirán de guía:

1. Analizar el mercado

Este paso es esencial para crear una estrategia relevante y actualizada. Hay que estar al tanto de los rápidos cambios del sector y de la evolución de la tecnología para fundamentar la estrategia. Incluso puede que tenga que ir más allá de su sector y explorar casos de éxito en otros sectores.

2. Crear una visión

En lugar de fijarse únicamente en los problemas que intenta resolver con las innovaciones digitales, céntrese en sus objetivos a largo plazo. Concéntrese en la experiencia que quiere crear tanto para los clientes como para los empleados, sin perder de vista la realidad. Construya su visión estratégica a partir de los objetivos a corto plazo y los recursos de los que dispone actualmente, centrándose en su ventaja competitiva. Identifique las lagunas en la configuración actual y cree hojas de ruta de implementación para optimizarla.

3. Diseñar la experiencia digital

La mayoría de los líderes empresariales creen que el éxito de su negocio depende de la experiencia digital de los clientes, así que preste especial atención a la experiencia que quiere ofrecer. Tenga en cuenta preguntas como:

• • ¿Qué valor podemos aportar a nuestros clientes?
  • ¿Les conviene interactuar con nosotros?
  • ¿Cómo podemos cambiar la forma en que los empleados participan en los procesos empresariales?

Piensa en cómo los empleados pueden realizar sus tareas de forma más rápida y sencilla con una nueva aplicación, software o plataforma digital. Lo principal no es la nueva tecnología en sí, sino la experiencia que puede proporcionar.

4. Evaluar el estado actual

Como líder empresarial, antes de implantar la tecnología, debe conocer bien sus procesos empresariales actuales y los nuevos procesos que desea que la automatización permita. Por tanto, examine su infraestructura digital y analice en qué medida estas herramientas responden a sus necesidades actuales y futuras.

Identifique las áreas en las que necesitará desarrollar nuevas funcionalidades y la integración necesaria para reunirlas todas. Esta evaluación le ayudará a descubrir qué tecnología específica debe actualizar, qué proceso debe automatizar u optimizar y qué herramientas digitales debe cambiar. Esto le ayudará a priorizar los esfuerzos y la inversión necesarios para su estrategia de mejora de procesos.

5. Prepare y ajuste su infraestructura

Como primer paso, es necesario identificar y rodearse de un grupo dedicado de expertos con conocimientos digitales para garantizar el éxito de la transformación. Si no puede contar con un equipo interno, busque un socio de confianza que aplique la estrategia de mejora para su empresa de forma eficaz. A continuación, ayude a su equipo a desarrollar las habilidades necesarias para los futuros cambios con la formación adecuada. Es fundamental hacer que la transformación digital forme parte del ADN de la organización construyendo una nueva cultura digital que se alinee con los procesos empresariales transformados.

 

• Revisar y actualizar el trabajo estándar a todos los niveles

En muchas empresas, el nivel de conocimiento y comprensión de los procesos suele ser bajo. La empresa puede tener colecciones de procedimientos operativos estándar, pero a menudo están mal documentados y anticuados. Cada empleado suele seguir su comprensión de las mejores prácticas.

En lugar de que los empleados individuales utilicen sus conocimientos, su talento y su creatividad para realizar tareas y secuencias de procesos de forma a menudo contraproducente, pueden invertir su energía colectiva en una búsqueda más valiosa de la excelencia de los procesos. Por ejemplo, los procesos de la planta generan datos que sirven de entrada para el lean digital, pero los datos precisos y continuos sólo se materializarán si los procesos se realizan con estandarización y disciplina. No hacerlo así disminuiría el impacto de una iniciativa digital lean.

Trabajar con los empleados de alto rendimiento para desafiar y mejorar el proceso, e integrar esto en la automatización, garantizará mejoras significativas en los procesos que se están automatizando. También reducirá los problemas de los procesos en otras partes de la empresa.

Lo mismo ocurre con el trabajo estándar de los líderes (LSW). Con el rápido ritmo de desarrollo de la tecnología, hay pocas razones para creer que lo que funcionaba para los líderes en el pasado siga funcionando en el futuro. Por ello, el trabajo estándar tradicional está dando paso rápidamente al trabajo estándar digital. El LSW digitalizado se presta a la rápida recopilación y análisis de datos, lo que permite a los líderes centrarse en las necesidades más críticas y en las oportunidades de mejora.

Sin embargo, para que los líderes tomen decisiones eficaces, necesitan modelar los comportamientos adecuados para que las prioridades estratégicas fluyan rápidamente hacia abajo en la organización y la inteligencia sobre el negocio fluya rápidamente hacia arriba. Por eso el LSW es tan esencial para los líderes ejecutivos, especialmente cuando opera en una plataforma digital.

 

• Mantener las mejoras a largo plazo

Hasta hace poco, las iniciativas de mejora de procesos solían llevarse a cabo de forma aislada y no a través de diversos sistemas operativos, lo que sólo producía resultados ligeramente impresionantes. Los esfuerzos de proyectos centrados en la función y el pensamiento de silo hacían que los resultados fueran insostenibles y no lo suficientemente inclusivos como para lograr mejoras en el rendimiento general del negocio. Los esfuerzos de mejora de los procesos tampoco se gestionaban de arriba abajo.

Para mantener las mejoras en una fábrica digital, las organizaciones deben desarrollar y alimentar estas capacidades digitales:

• • Diversos conocimientos y conjuntos de habilidades, como la ciencia de los datos, la ingeniería de datos y el diseño de productos: los líderes deben decidir qué funciones pueden cubrirse mediante el reciclaje de los empleados existentes y cuáles deben subcontratarse o contratarse.
  • Trabajo ágil: las formas ágiles de trabajar presentan un calendario, unos costes y unos recursos fijos, pero con pocos o ningún límite para completar una tarea o un proyecto concreto. Permite a las organizaciones aprender, iterar y mejorar rápidamente.
  • Conocimiento de los datos: a medida que los sistemas operativos digitales presentan más y más datos, la capacidad de comprender, analizar y aprovechar los datos en la toma de decisiones se vuelve fundamental.
  • Razonamiento analítico: la digitalización es un proceso continuo que requerirá que los líderes y sus equipos desglosen los problemas, analicen los patrones de los datos, aprovechen nuevos tipos de datos y encuentren continuamente soluciones diferentes.
  • Tecnología de última generación: el compromiso con la nube y otras tecnologías aumentó significativamente durante la pandemia. Mientras que muchas organizaciones han descubierto que el IoT es útil para la seguridad de los trabajadores, como por ejemplo para determinar si se observa el distanciamiento social, seguirán utilizándolo para las operaciones a distancia, la conexión con los clientes y la mejora de la eficiencia de la cadena de suministros.

La automatización desempeña un papel importante en la mejora de los procesos porque es más fácil eliminar el trabajo manual y reducir los errores humanos. La automatización de los procesos ayuda a las organizaciones a comprender en qué aspectos deben mejorar y qué es lo que funciona como debería.

 

• Replicar los éxitos

La reproducción de los éxitos -conocida como yokoten en la terminología lean- se consigue compartiendo información sobre las prácticas eficaces y los problemas que se pretenden resolver. Puede aprovechar las lecciones clave de su proyecto exitoso en otras funciones o aplicar la misma solución a un problema idéntico en una planta o sitio hermano.

Replicar un proyecto exitoso -en lugar de empezar desde cero- ofrece enormes ventajas. Ya sean digitales o manuales, estos proyectos secundarios son más rápidos a la hora de identificar la causa raíz, conllevan menos riesgos y, por lo general, son más rápidos de completar, lo que significa un mayor rendimiento de la inversión. Sin embargo, es importante no limitarse a copiar una práctica de otro lugar, sino «ir a ver» la situación en la que se desarrolló y luego adaptar la práctica a su propia situación.

Para arraigar el hábito de replicar bien los proyectos, aplique estas acciones:

• • Responsabilizar al director del proyecto de las oportunidades de reproducción como parte del proyecto original.
  • Identifique desde el principio las posibles oportunidades de replicación en el futuro y póngase en contacto con los directores de línea pertinentes como partes interesadas. Manténgalos informados a medida que avanza el proyecto para que se sientan cómodos con las mejoras propuestas.
  • Proporcione una supervisión directiva a su programa de mejora continua consiguiendo que el comité de dirección o el líder del proyecto se responsabilice de la repetición de los proyectos exitosos.
  • Asegúrese de que el proyecto esté completamente documentado para que todos los resultados clave estén disponibles para que otros los utilicen y los aprovechen.

 

Si realiza bien estos pasos y los anteriores, aumentará muchas veces la rentabilidad de sus iniciativas de mejora de procesos.