Las 5S como fundamento del éxito de un plan de mejora continua

Las organizaciones que se embarcan en un viaje de mejora continua necesitan un plan o una hoja de ruta exhaustiva que guíe sus esfuerzos y garantice las victorias en el camino. Este plan de mejora continua se basa en las capacidades actuales de la organización y aplica las iniciativas en un orden lógico. Una consideración primordial es decidir qué mejor práctica es fundamental para su organización y permitirá a las personas ser eficaces en la ejecución del plan de mejora continua.

¿Por dónde empezar? ¿Qué mejor práctica debería implementar primero? Este blog explora algunos de los beneficios de un plan de mejora continua basado en las 5S.

Construir la base de un plan de mejora continua 5S

El sistema 5S tiene como objetivo establecer los principios de disciplina, orden y limpieza en el lugar de trabajo, principios que son fundamentales para la competitividad a nivel mundial. Las 5S también tienen como objetivo maximizar la eficiencia y los beneficios, y a menudo son aclamadas como la primera herramienta a implementar como parte de un plan de acción de manufactura esbelta o de mejora continua, ya que crea un entorno para que prosperen otras mejores prácticas de mejora continua como Kaizen y Six Sigma:

• Las 5S son un paso esencial hacia un mantenimiento más eficaz mediante el orden y la inspección periódica del lugar de trabajo
• Las 5S contribuyen a reducir los tiempos de preparación y cambio mediante una organización óptima del área de almacenamiento y del lugar de trabajo, eliminando el tiempo perdido en la búsqueda de piezas y herramientas de recambio.
• Las 5S facilitan la resolución eficaz de los problemas al exponer las anomalías.
• Las 5S ayudan al control de calidad al evitar los productos contaminados y los errores de los operarios.
• Las 5S digitales, la organización eficaz y continua con la gestión de los datos y la informática relacionada, son fundamentales para la eficiencia administrativa y organizativa

La solidez de los cimientos del plan de mejora continua determinará la solidez y la sostenibilidad de todas las demás buenas prácticas.

Conseguir que los empleados acepten la implementación de las 5S

Para que el plan de mejora continua tenga éxito, sus participantes deben identificarse con los conceptos y aceptarlos, y comprender cómo estas mejores prácticas beneficiarán sus vidas. Empezar con las 5S en el plan de mejora continua es una de las formas más eficaces de conseguir el apoyo de los participantes.

Nuestra experiencia ha demostrado que el empleado típico del taller está interesado en averiguar dos cosas cuando se introduce un plan de acción de mejora continua:

1. «¿Funciona la mejora continua?»
2. «¿Cómo me afectará a mí?»

Un programa de 5S bien ejecutado puede responder a estas dos preguntas y, por lo tanto, ayudar a conseguir que los empleados acepten el plan de acción de mejora continua. Una vez ejecutada la iniciativa de las 5S, hay que mantener el apoyo de los participantes al plan de mejora continua a través de la comunicación y la colaboración periódicas, las sesiones de formación y entrenamiento, el apoyo de la dirección a todas las iniciativas de mejora continua y un programa de recompensa y reconocimiento para celebrar los éxitos.

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El siguiente vídeo ilustra la implementación de las 5S en cinco entornos diferentes:

Enseñar los conceptos clave de la mejora continua a través de los principios de las 5S

Los principios de las 5S: » Separar innecesarios» (descartar lo innecesario), » Suprimir Suciedad» (limpiar el lugar de trabajo), » Situar Necesarios» (un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar), » Señalizar anomalías o Estandarizar» (establecer normas) y «Sostener» (sostener las normas mediante la disciplina, ) -o cualquiera que sea la traducción que haga su organización de las cinco palabras japonesas Seiri, Seiso, Seiton, Seiketsu, Shitsuke- son un buen punto de partida para el plan de mejora continua, ya que enseñan a los participantes varios conceptos esenciales de lean y mejora continua, por ejemplo:

• Eliminar desperdicios: A medida que se pone en marcha la iniciativa de las 5S, es importante hacer hincapié en el hecho de que las 5S son algo más que una simple limpieza. Las 5S ponen en práctica la filosofía Lean de mejora continua a través de la reducción y eliminación constante de desperdicios. ¿Y quién mejor para identificar los desperdicios -como el excesivo movimiento de operarios y equipos- en una zona de trabajo concreta que las personas que trabajan en ella cada día? Las actividades de las 5S muestran a los empleados el valor de la eliminación de desperdicios: aumenta la productividad y el compromiso de los empleados.
• Capacitar a los empleados: La metodología de las 5S permite a la dirección ilustrar cómo lean capacita a los empleados para realizar cambios positivos en su entorno de trabajo cotidiano. Los empleados se implican en la mejora y pueden ofrecer más sugerencias de mejora. Entienden el valor de la mejora porque les afecta directamente a ellos y a su proceso de trabajo, lo que da lugar a un ciclo de mejora continua. Y al capacitar a los miembros del equipo para que actúen y mejoren su propio flujo de trabajo, la filosofía de la mejora continua puede fomentarse en toda la organización, creando una cultura de mejora continua.
• Establecer normas: Las 5S enseñan a los empleados a reducir las variaciones y a evitar confusiones y malentendidos mediante el establecimiento de normas. Un buen ejemplo de estandarización son los controles visuales de las 5S, como el etiquetado rojo del suelo, en el cual las etiquetas, el código de colores y la demarcación siguen normas de seguridad muy específicas y detalles como el color correcto de la pintura que debe utilizarse.
• Sostener las mejoras: La quinta «S» de las 5S se refiere al mantenimiento de las mejoras. Los empleados aprenden a medir las mejoras, a realizar auditorías y a desarrollar un sentido de la autodisciplina, ya que tendrán que volver a realizar los cuatro pasos anteriores de las 5S para garantizar mejoras continuas y duraderas. Se convierte en un proceso diario e interminable para mantener los logros.

Integrar las 5S en el lugar de trabajo

Las 5S deben considerarse como un conjunto de principios, valores y prácticas que las personas acaban adoptando en toda la empresa como guía para trabajar juntos de forma productiva.

Para aprovechar las ventajas de las 5S como proceso integrado, considere la posibilidad de implementar la metodología de las 5S en un área piloto junto con otras buenas prácticas fundamentales, como el trabajo en equipo, la mejora enfocada y la gestión visual. He aquí el motivo:

• Concentra el esfuerzo en un área para lograr resultados en lugar de diluir el esfuerzo en un amplio frente
• Permite el aprendizaje y la experimentación en un área limitada, lo que facilita la implantación.
• Desarrolla una zona de excelencia visible que sirve de modelo para el resto de la organización.
• Convence a los escépticos y logra la adhesión de los empleados.
• Proporciona resultados rápidos para mantener el impulso.

Las 5S ofrecen la oportunidad de mostrar a sus empleados que un plan de mejora continua no es una filosofía abstracta inventada por los fabricantes en masa para la producción de grandes volúmenes. Por el contrario, se trata de asumir la propiedad de un área o proceso, la libertad y la autonomía para mejorar, el orgullo de la excelencia y la capacidad de controlar los resultados.