Cómo establecer un DMS efectivo para una productividad óptima

El establecimiento de un sistema de gestión diaria (DMS, por sus siglas en inglés) eficaz es un paso clave en la reconfiguración de sus operaciones para una productividad óptima, después de COVID-19 y en adelante, a medida que su empresa se adapta al nuevo mundo laboral. El socio comercial principal de CCi y experto en DMS, David Rogers, compartió con nosotros las siguientes ideas en una entrevista reciente, con ideas adicionales proporcionadas por Mary Williamson, Vicepresidenta de Operaciones – Américas, CCi.

¿Por qué es importante un DMS?

Los Sistemas de Gestión Diaria (DMSs) – un conjunto de procedimientos estándar que proporcionan la estructura que los equipos necesitan para evaluar y mejorar continuamente su trabajo diario – son una parte clave de la infraestructura «Run» necesaria para construir y mantener una operación y organización de clase mundial.

La configuración apropiada es crucial para lograr la productividad y la alineación en todos los niveles de cualquier organización. Los DMS proporcionan el vehículo diario para entregar el cuadro de mando integral con los datos de las últimas 24 horas (o turno). También aseguran una planificación y ejecución eficiente de las próximas 24 horas (o turno) por parte de los respectivos departamentos y niveles de la empresa.

El DMS permite la rápida detección de problemas de desempeño y la rápida corrección de esos problemas mediante la resolución estructurada de problemas. Otro resultado clave del DMS es la identificación de oportunidades de mejora adicionales que pueden abordarse a través de la infraestructura de «Mejora».

¿Cuáles son los beneficios de un DMS efectivo?

Un DMS efectivo proporciona muchos beneficios tangibles e intangibles, algunos de los cuales se enumeran a continuación:

Alineación organizativa: El cuadro de mando integral de una empresa puede desplegarse eficazmente en toda la organización, permitiendo que cada nivel y cada función alineen sus KPI y objetivos para alcanzar los requisitos del cuadro de mando integral.

Trabajo en equipo: Cada función (departamento) y cada nivel (nivel) tiene la oportunidad de demostrar y beneficiarse de los principios del trabajo en equipo a través de los foros diarios y por turnos del DMS. El trabajo en equipo se entiende generalmente como la voluntad de un grupo de personas de trabajar juntas para lograr un objetivo común. El foro del DMS proporciona los objetivos comunes a través de los indicadores clave de desempeño, los objetivos, los comportamientos y el proceso de revisión acordados.

Directivos y liderazgo: A los líderes se les da un foro, y la oportunidad, de desarrollar y servir de modelo de conductas y disciplinas de liderazgo clave. Los líderes pueden ser capacitados y también capacitar a otros basándose en su eficacia observada y en las contribuciones demostradas en la reunión diaria de revisión de operaciones.

Enfoque: Hay múltiples prioridades y complejidades que compiten entre sí en un entorno operacional. Las prioridades a menudo pueden ser confundidas por varias personas en el lugar de trabajo. Estas personas pueden tener altos niveles de influencia y a menudo puede darse el caso de que personas influyentes puedan dirigir a los equipos para que se centren en las cosas equivocadas. La decisión colectiva y la gestión visual de los KPI departamentales en un sistema DMS, basado en el cuadro de mando integral de la organización, asegurará que las cosas correctas se midan de la manera correcta por las personas adecuadas.

Eficiencia: A menudo se da el caso de que, antes de que un DMS sea eficaz, se requieren múltiples conversaciones individuales y en pequeños grupos para establecer el cambio o los hechos diarios de desempeño, y las diversas cuestiones que impiden el cumplimiento de los objetivos de los KPI. Esto lleva mucho tiempo y suele afectar sobre todo a los recursos que deben centrarse en el funcionamiento (no en la presentación de informes), como los jefes de equipo, los supervisores y los encargados de los turnos. El sistema de gestión de la actuación profesional permite que estos cargos clave reciban el apoyo que necesitan en una sola reunión, y también les permite hacer que esas funciones de apoyo rindan cuentas de las acciones creadas.

Resultados del desempeño: El DMS es el proceso que proporciona una mejora continua día a día y contribuye a la tolva del proyecto que alimenta el cambio de paso o las mejoras de avance.

Los beneficios de un DMS pueden resultar aún más valiosos en estos momentos. Por ejemplo, aunque el trabajo en equipo virtual puede introducir nuevos desafíos, los equipos remotos todavía necesitan una colaboración efectiva y una estructura y gobierno claros para alcanzar los objetivos acordados. Y los líderes que revisan regularmente su propio comportamiento y el de los demás pueden estar mejor posicionados para ajustar su estilo de liderazgo según se requiera en el entorno del equipo virtual.

Centrarse en las prioridades es imperativo en una crisis, y los equipos que tienen un DMS eficaz ya están aplicando este principio, lo que les permite estar mejor equipados para hacer frente a las cambiantes demandas del mercado.

¿Cuáles son las consideraciones de una reunión efectiva de DMS?

Algunas consideraciones se discuten a continuación a través de la lente de: infraestructura, gestión visual y comportamientos – que cubre la mayoría de los aspectos de una reunión de DMS.

Diseño organizativo: Un DMS efectivo depende de tener a las personas adecuadas en el nivel adecuado (nivel) que asistan y participen en las reuniones. Esto significa que la estructura organizativa debe apoyar el proceso teniendo un «líder» designado en cada nivel que pueda impulsar la responsabilidad y la disciplina dentro de sus respectivos equipos.

Infraestructura de clase mundial: Ya sea virtual o física, la visualización del DMS deben ser de un estándar de clase mundial. Una razón clave para esto es que el DMS proporciona al equipo de liderazgo una oportunidad para una referencia de clase mundial diaria o por turnos que establece el estándar para el resto de las actividades del día para todos los que asistan.

Manejo visual: El manejo visual de los KPIs acordados debe permitir una fácil interpretación de lo que va bien y lo que no va bien, y por lo tanto necesita el enfoque del equipo. Debe haber un número limitado de KPIs; esto suele estar impulsado por las limitaciones físicas de utilizar plantillas A3 en una pared, lo que nos obliga a gestionar unos «pocos vitales» en lugar de un grupo de métricas para satisfacer un floreciente ejercicio de administración de Excel. La administración visual debe requerir el uso disciplinado del color verde, rojo y negro para indicar que se está en camino, fuera de camino o solicitud de información. El ámbar puede utilizarse en el momento de la reunión para permitir la continuación de un diálogo constructivo que, de otro modo, sería silenciado por los pedantes al acercarse la hora de cierre de la reunión.

Comportamiento: Es mucho lo que se puede escribir sobre el comportamiento apropiado que se debe demostrar; se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• La necesidad de un modelo de liderazgo positivo en áreas como la disciplina: control del tiempo, asistencia, cierre de la acción, adhesión y capacitación en el mantenimiento del código de conducta
• La capacidad del equipo de DMS de destilar la complejidad de las últimas 24 horas (o turno) en acciones definidas con los propietarios y las fechas de vencimiento que moverán el funcionamiento en línea con el cuadro de mando integral
• Reunir los exámenes para asegurar el mejoramiento continuo del sistema de gestión diaria
• La necesidad de que los respectivos asistentes se «comporten» y contribuyan de manera apropiada a sus roles y a los respectivos niveles de la organización.
• Enfoque claro sobre qué discusiones son apropiadas para cada nivel del DMS – estratégico, situacional y sistémico

La aplicación de estos principios ayuda a asegurar un DMS efectivo que mantendrá la productividad en todos los niveles, proporcionando una estructura diaria y la visualización de los KPI y los objetivos. También ayudará al liderazgo en el logro de los objetivos estratégicos generales de la organización en cualquier clima.